Kanton Aargau verarbeitet Lieferantenrechnungen ab sofort elektronisch

Ab 1. April 2019 können Lieferanten des Kantons Aargau ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Das neue System ELBA (elektronische Belegführung und Archivierung) ermöglicht eine medienbruchfreie Verarbeitung, Verbuchung und Archivierung dieser Rechnungen. Rechnungsstellende profitieren damit von einer papierlosen und portofreien Zustellung.

Die elektronische Verarbeitung von Rechnungen an den Kanton erfolgt beim Kanton Aargau seit rund zehn Jahren mit der Software eBeK (elektronischer Beleglauf für Kreditorenrechnungen). Dieses veraltete System wird jedoch im Jahr 2020 vom Markt genommen. Deshalb mussten Software und Infrastruktur für die digitale Verarbeitung der rund 200'000 Lieferantenrechnungen, die beim Kanton pro Jahr eintreffen, erneuert werden. Finanzdirektor Dr. Markus Dieth: "Ich freue mich, dass mit dem System ELBA (elektronische Belegführung und Archivierung) Rechnungen, die über einen elektronischen Kanal eintreffen, in Zukunft medienbruchfrei verarbeitet werden. Das heisst, Einlesen, Erfassen, Visieren, Verbuchen und Archivieren der Rechnungen erfolgen ausschliesslich digital. Damit ist ELBA präziser, durchgängiger und effizienter als das Vorgängersystem eBeK. Die Einführung von ELBA erfolgt im Rahmen des vom Aargauer Regierungsrat lancierten Modernisierungsprogramms SmartAargau."

Die Umstellung auf das neue System erfolgt gestaffelt. Per 1. April 2019 werden das Departement Bau, Verkehr und Umwelt sowie die Abteilungen Landwirtschaft Aargau, Immobilien Aargau und HR Aargau des Departements Finanzen und Ressourcen auf das neue Belegführung- und Archivierungssystem umgestellt. Die verwaltungsweite Einführung von ELBA ist für den 1. Juli 2019 vorgesehen.

Für die Zustellung ihrer Rechnungen an den Kanton werden den Lieferanten in Zukunft drei elektronische Eingangskanäle zur Verfügung gestellt. Rechnungen können entweder als PDF per E-Mail gesendet oder auf dem neuen E-Rechnungsportal auf www.ag.ch/e-rechnung hochgeladen werden. Ab Herbst 2019 kann der Kanton Aargau elektronische Rechnungen ausserdem über einen Service-Provider direkt aus dem IT-System der Lieferanten empfangen. Bis auf Weiteres können Rechnungen trotzdem noch auf dem Postweg an den Kanton geschickt werden. Die kantonsinterne Verarbeitung erfolgt jedoch digital.

Einführung von Referenznummern zur Steuerung

Mit ELBA werden zusätzlich neue Referenznummern eingeführt, die den Belegfluss steuern und dem System die direkte Zuteilung der Rechnung an die berechtigte Person zur Visierung ermöglichen. Die entsprechenden Referenznummern werden den Lieferanten jeweils bei der Bestellung angegeben. Rechnungen ohne Angabe der Referenznummer werden vom Kanton Aargau an den Lieferanten retourniert.

Quelle: Kanton Aargau

3.4.2019